2018年7月30日

最初の打ち合わせで気をつけること

打ち合わせの経験が少ない時は、何をどうしてよいか分からないことがよくありますよね。上司に同行して打ち合わせの経験がふめれば良いですが、小さな会社などでは、最初から一人で行かなければいけないこともあります。私も最初に勤めた会社ではそうでした。段取りが分からないので、お客様の話を聞くだけ。帰った後に上司から「あれは聞いてないのか」「この場合どうするんだ」など詰められます。そうならないよう、打ち合わせには準備が必要です。

今回はキックオフミーティングの前段階の業者選定時、つまりオリエンテーションの場合です。案件確定後のキックオフミーティングだと、また違った見方がありますが、まずは受注に繋がるかどうかの打ち合わせ時の話になります。今回も弊社のスタッフによく話す内容をまとめました。気になる箇所があればご指摘もらえると嬉しいです。

この中で絶対に守らないといけないのは、簡単なことですが「絶対に遅刻しないこと」です。後は良い具合にお願いします。

事前に調査をすること

打ち合わせ前に訪問先の会社を調べておきましょう。Webサイトを見たり、その業界全体のことをざっと把握しておく必要があります。その訪問が重要であると思うのであれば、ターゲットや競合なども調べるとよいでしょう。これで、多少なりとも話を理解しやすくなるはずです。Webサイトのリニューアルの話であれば、Webサイトを見て、何か問題が確認しておきましょう。

何を求めているかを聞き出す

初めての打ち合わせでは「Webサイトをリニューアルしたい」「Webサービスを作りたい」といった要望があるはずです。そこで、それは何のためなのか、現状は何に困っているのか、何を実現したいのか、など根本的な問題を探りましょう。そうすれば、どのようなリニューアルをすべきか、既存サイトの改善で解決できそうなど、具体的な提案をしやすくなります。

その場でアイデアを出す、発言をする

初対面の打ち合わせで相手の話を聞くだけでは、何も良い印象を与えることはできません。オリエンテーションなので、自分のところだけではなく、同業他社にも声をかけているケースは多いでしょう。その時、提案書や見積もりだけで判断してもらうのではなく「弊社のことをよく理解してくれている」「Webサイト制作において知識が豊富そうだ」「弊社の課題を解決してくれそうだ」などと思ってもらえるよう、打ち合わせ時に少しでも信頼を得られることに注力しましょう。

予算はできれば知りたい

予算感を知っておけば、それに合わせた提案がしやすくなります。逆に把握できていないと、双方にとって不毛な時間を費やしてしまうことになりかねません。予算を聞きづらい場合は、話を一通り聞いた後で「このくらいの規模でしたら、大体000万から000万くらいかかりそうです。いかがでしょうか」と幅を持たせて伝えましょう。予算感がかけ離れている場合は、そこで予算を聞くことができます。

次に何をするかを明確にする

打ち合わせの最後には「何日何時までに提案書と見積もりをメールで送る」などのように、いつまでに何をするかを伝えましょう。期日を伝えるのは必須です。ちなみに、提案時も面談した方がよいのか、メールでよいのかはその都度判断してください。面談の方がコミュニケーションを取りやすいのでメリットが大きいですが、例えば概算見積もりだけであれば、メールの方がお互い時間を使わなくてすむでしょう。

絶対に遅刻しないこと

乗換や地図のアプリケーションを使えば、約束の時間につくことは難しくありません。それでも「場所は合ってるが建物が分からない」「大きなビルで受付を通って移動してたら遅刻した」といったケースもありえます。ですから、初めて行く場所は時間に余裕をもって行きましょう。初めての訪問では、遅刻するリスクを含んだギリギリの移動より、事前に到着して時間を潰すくらいの安全策をとった方が無難です。どうしても遅刻してしまいそうな時は、訪問先に電話しましょう。遅刻は待たせている方に大変失礼ですし、人によってはかなり大きなマイナスイメージを与えてしまいますので、必ず時間前に着くようにしてください。

まとめ

事前に調査すること、当日遅刻しないこと。これだけで最初は十分です。後は経験を積んで洞察力を鍛えていきましょう。以下は細かい話です。合わせてどうぞ。

執筆者:伊藤庄平/株式会社シロクロ代表取締役。1979年2月福岡県生まれ。2003年、熊本にてデザイン事務所ナインデザインを共同設立。上京し、2010年に株式会社シロクロを設立。社団法人 日本グラフィックデザイナー協会(JAGDA)正会員。